Organiser une activité-bénéfice

Que vous soyez une personne, un groupe, une entreprise ou une association, la Fondation est là pour vous soutenir dans votre démarche et vous remercie de vous engager pour offrir aux bébés un avenir en santé!

 

Premières étapes pour démarrer votre activité

1. Connaître la cause

Avant d’organiser votre activité, apprenez-en davantage sur la Fondation Olo, sa mission, son action, son impact. Inspirez-vous en lisant des témoignages de donateurs et voyez pourquoi ils ont choisi de s’impliquer pour des bébés en santé.

Consultez la page Médias pour une foule d’informations utiles pour décrire la Fondation Olo dans vos communications.

 

2. Définir la nature de votre activité

Établissez le type d’activité que vous souhaitez organiser. Est-ce un défi sportif, une activité-bénéfice comme un souper ou la vente de produits dont les profits seront remis à la Fondation? Toutes les idées sont bonnes à condition d’être confiant(e)s de pouvoir les mener à terme et qu’elles soient en ligne avec les valeurs de la Fondation Olo.

Avant de statuer sur la nature de l’activité, faites l’exercice d’estimer combien de temps vous pourrez consacrer à l’organisation et qui dans votre entourage pourra vous aider dans le processus. Pour plus d’idées d’activités consultez cette liste.

Pensez aussi à qui s’adresse votre activité et qui seront vos invités, par exemple vos collègues de travail, votre famille, vos amis, les membres de votre club sportif, vos voisins ou les parents de l’école de votre enfant.

 

3. Établir la date et le lieu

Une fois la nature de l’activité choisie, déterminez à quelle date ou période de l’année aura lieu votre activité et à quel endroit. (Salle communautaire, à l’extérieur, etc.). Prenez note qu’à certaines occasions, vous aurez besoin de demander un permis de réunion pour tenir votre événement. Vous pouvez en discuter avec nous!

 

4. Construire une équipe bénévole

Créez-vous un petit comité organisateur de quelques personnes de confiance (amis, collègues, famille, etc.) qui pourront vous aider à mener à terme votre activité et
contribuer à son succès.

Dites-vous que différentes personnes peuvent être sollicitées pour différentes tâches et choisissez un rôle pour chacune, par exemple :

  • Logistique de l’événement
  • Recherche de commanditaires
  • Vente de billets
  • Recrutement et gestion des bénévoles
  • Promotion de l’activité (création de l’invitation courriel, impression d’affiches, mise en ligne d’une page Facebook, etc.)
  • Animation de l’événement ou accueil lors de l’activité

 

5. Établir un échéancier

Il est conseillé de prévoir un minimum de 6 mois pour la réalisation d’une activité de collecte de fonds.

Avec l’aide de votre comité organisateur, déterminer quelles étapes devront être faites à quel moment dans l’année pour mener à terme votre projet et assurer son succès.

Par exemple :

  • Quand les invitations seront-elles lancées?
  • À quel moment les inscriptions seront-elles terminées?
  • Combien de temps à l’avance doit-on faire la demande d’un permis de réunion?

 

6. Déterminer votre budget

Prévoyez les dépenses liées à la réalisation de votre activité. Assurez-vous que les dépenses soient moins élevées que vos revenus anticipés pour vous permettre de dégager un profit suite à l’activité.

Ex :

  • Dépenses totales = 500 $
  • Nombre d’invités prévus = 100
  • Prix du billet = 15 $
  • Revenus anticipés = 1 500 $
  • Profit anticipé = 1000 $ (revenus – dépenses)
  • Don à la Fondation Olo = 1000 $

Reçu d’impôt pour don

Au besoin, la Fondation Olo peut émettre des reçus fiscaux pour tous les dons de 10 $ et plus. Pour ce faire, il vous faut préparer une liste avec les coordonnées complètes des donateurs qui désirent un reçu. Nous avons besoin du Nom, Prénom, adresse postale, montant du don et adresse courriel et/ou numéro de téléphone pour chacun des donateurs.

*Prenez note que l’organisateur d’une activité ne peut recevoir un reçu de don pour le montant total des dons de l’activité organisée. Pour plus de renseignements sur l’émission de reçus pour votre activité, contactez-nous!

7. Promouvoir votre activité

Une fois que vous connaissez mieux la cause et avez déterminé la nature de votre activité, la date, le lieu, l’échéancier et le budget, il est maintenant temps de passer à la promotion de votre activité.

C’est l’heure d’envoyer vos invitations et solliciter vos proches pour qu’ils vous appuient dans votre initiative de collecte de fonds!

La Fondation Olo peut aussi vous appuyer dans la promotion de votre activité en vous fournissant des ballons, des affiches et d’autres outils de communications incluant le logo et les normes graphiques.

 

8. Dire MERCI!

La dernière étape, mais non la moindre : une fois votre activité terminée n’oubliez pas de remercier tous les amis, collègues, membres de votre famille ou partenaires qui vous ont aidés!

*Suggestion : un courriel ou une lettre de remerciement est aussi une belle occasion de faire l’annonce du montant final amassé pour l’activité et de rappeler à quoi serviront les dons.

 

9. Questions et informations

Pour avoir plus d’information ou pour toute question concernant l’organisation d’une activité au profit de la Fondation Olo, remplissez le formulaire et faites parvenir le tout à :

Laurence Courteau
Coordonnatrice, financement et engagement de la communauté
514 849-3656 poste 207

* Vous pouvez aussi télécharger ce guide en PDF.